Заказ-наряд
Заказ-наряд — документ, отражающий проведенные работы с автомобилем, установленные запасные части и рекомендации выданные при проведении работ. Справочник заказ-нарядов находится во вкладке СТО.
Поиск заказ-наряда по справочнику производится введением поискового запроса, введением в поле поиск. А так же, возможен поиск на основании различных отборов.
Создание заказ-наряда
Создание нового заказ-наряда возможно четырьмя способами:
1. Создание нового заказ-наряда, нажатием кнопки «Создать» в справочнике заказ-нарядов. В заказ-наряд, созданный таким потребуется заполнить данные во вкладке «Основное».
2. Создание заказ-наряда копированием. Для этого необходимо нажать кнопку «Скопировать». Новый заказ-наряд будет точной копией выделенного заказ-наряда
3. Создание заказ-наряда из карточки автомобиля. Нажатие кнопки «Создать Заказ-наряд», в карточке автомобиля, приедет с созданию нового заказ-наряда, в котором вкладка «Основное» заполнится на основание данных из карточки автомобиля. А так же, в данный заказ-наряд, добавятся рекомендованные работы, указанные в карточки выбранного автомобиля, если таковые имеются.
4. Создание заказ-наряда на основании записи на ремонт производится нажатием кнопки «Создать Заказ-наряд» в соответствующей записи на ремонт. В заказ-наряд, созданный таким способом добавятся услуги и товары указанные в записи на ремонт, а так же рекомендованные работы, отсутствующие в записи на ремонт. Рекомендованная работа, которой нет в актуальном списке рекомендованных работ карточки выбранного автомобиля, не перенесется в заказ-наряд созданный на основании записи на ремонт.
Рекомендованные работы, хранящиеся в карточке автомобиля, перенесутся во вкладку «Рекомендации» заказ-наряда. Далее, на основании этого перечня можно сформировать текст для акта выполненных работ.
Статусы заказ-наряда
Заказ-наряд имеет несколько статусов, отображающих ход проведения работ. Текущий статус выделен ярким цветом.
Статусы заказ-наряда:
«Оформлен» - ставится автоматически при записи вновь созданного заказ-наряда.
«В работе» - выбирается пользователем в случае принятия автомобиля в работу или устанавливается автоматически при переводе одной или нескольких услуг в статус "в работе".
«Приостановлен» - устанавливается пользователем на период, в течение которого работы с автомобилем и его узлами не проводятся и при этом у услуг со статусом «в работе» меняется на статус «приостановлена».
«Выполнен» - устанавливается пользователем в случае если все услуги в рамках данного заказ-наряда выполнены или отменены и имеют соответствующие статусы, а пользователь уверен, что в рамках данного документа не будут вноситься изменения.
«На оплату» - устанавливается пользователем в момент передачи документов заказчику на оплату.
«Ключи переданы заказчику» - устанавливается пользователем после подтверждения им факта оплаты и выполнения алгоритма передачи автомобиля заказчика. После установки данного статуса система производит расчет заработной платы в рамках данного документа.
«Отменен» - используется в случае если обслуживание ни по одной услуге не состоялось и нет возможности получить от заказчика подпись. При этом услуги из заказ-наряда удалять не обязательно.
После выбора статусов «На оплату», «Ключи переданы заказчику» или «Отменен» модернизация заказ-наряда невозможна.
Если заказ-наряд находится в статусах «Оформлен», «В работ», «Приостановлен», «Выполнен», «На оплату» открыть второй заказ-наряд на этот же автомобиль невозможно.
Внесение услуг в заказ-наряд.
Для внесения услуг необходимо выбрать вкладку «Услуги/исполнители». В строке, добавленной услуги, выбрать участок из ранее созданных. При этом система показывает последние выбранные участки. Для возможности выбора участка, не вошедшего в это список нажать «Показать все».
После выбора участка необходимо выбрать вид ремонта из предложенных:
«Коммерческий» - для услуг, оказываемых, за оплату с предоставлением скидки или без нее. При этом, исполнителю, расчет заработной платы производится исходя из указанной номы времени;
«Гарантия» - для услуг, оказываемых в рамках гарантийных обязательств за счет организации или производителя, бесплатно для заказчика. При этом, исполнителю, расчет заработной платы производится исходя из указанной номы времени;
«Платная гарантия» - для услуг, оказываем со значительной скидкой, порог которой определен и согласован заранее. При этом, исполнителю, расчет заработной платы производится исходя из указанной номы времени;
«Гарантия за счет исполнителя» - применяется в случае если оплата по услуге вздымается и в расчет заработной платы исполнителю не включается;
«Акция» - для услуг, оказываемых в рамках акций за счет организации или поставщика, бесплатно для заказчика. При этом, исполнителю, расчет заработной платы производится исходя из указанной номы времени.
Подбор номенклатуры услуги производится методом введения в соответствующую строку поискового запроса. При подборе всплывет подменю с последним запросами.
Номенклатура услуги представляет собой исчерпывающие описание наименование детали (нескольких) или узла, работы по которому проводятся, исключающим возможность двойного трактования и составлена по принципу:
В некоторых случая возможен иной принцип построения наименования номенклатуры услуги.
После выбора наименования услуги, необходимо выбрать действие.
Действие — отображает фактически проведенную операцию. Для некоторых номенклатур действие не используется, о чем будет свидетельствовать отсутствие подменю в соответствующем поле.
Для разных групп номенклатур услуг доступны разные наборы действий.
В случае верного заполнения номенклатуры и действия, производится расчет нормы времени, по указанным параметрам, а так же стоимости выполнения услуги.
Присутствует возможность корректировки нормы времени и коэффициента действия, путем изменения значений в соответствующих полях строки услуги.
В случае если необходимая номенклатура или действие отсутствует, а так же норма времени не верна, необходимо обратиться к модератору НСИ, в заранее согласованной форме.
После выбора (добавления) услуги (или нескольких) и действия (при необходимости) сохранить заказ-наряд — нажав «Записать» и распечатать договор-заявку, выбрав соответствующую печатную форму. А также текст указанный в поле «Акт заявка» во вкладке «Рекомендации» будет печататься в печатной форме «Договор-заявка». Заполнение данного поля возможно ранее созданными шаблонами или набором текста.
Статусы услуг
В рамках заказ-наряда услуги могут иметь следующие статусы:
«Оформлена» - ставится автоматически при добавлении новой строки услуги;
«В работе» - выбирается пользователем в момент начала выполнения данной услуги;
«Приостановлена» - выбирается пользователем в случае если по какой либо причине проведение услуги становится временно невозможным (отсутствие запчастей, прерывание смены и т.д.);
«Выполнена» - устанавливается пользователем в момент завершение выполнение услуги. Модернизация строки услуги с таким статусом невозможна. Установка данного статуса возможно только после полного заполнения полей строки услуги и подбора исполнителей.
«Отменена» - устанавливается пользователем в случае если выполнение ранее оформленной услуги производиться не будет. Модификация строки услуги с таким статусом невозможна.
Возврат услуги в статус «Оформлена» невозможен.
Расчет фактического времени выполнения услуги производится с момента установки статуса «В работе» до момента установки статуса «Выполнена», с вычетом времени нахождения услуги в статусе «Приостановлена».
Выбор статуса услуги производится из подменю, всплывающего при нажатии правой кнопки мыши в строке соответствующей услуги.
Подбор исполнителей.
В качестве исполнителя могут быть подобраны сотрудники, у которых установлена стоимость нормочаса для участка, указанного в строке услуги.
Исполнители (мастера и автослесари) вносятся в соответствующие поле, выбранной строки услуги. Подбор исполнителей и мастеров производится методом введения поискового запроса в поле активизирующиеся после нажатия «Добавить».
В случае внесения нескольких сотрудников с одной должностью, норма времени делится между ними в равных долях, в рамках одной должности.
Сотрудники с должностью «мастер» не выводятся в печатные формы.
А так же есть возможность добавления исполнителей на основание ранее созданных шаблонов «Бригады Исполнителей». Необходимо понимать, что исполнителем к услуге может быть только тот сотрудник, у которого в карточке (во вкладке «Стоимость н/ч Исполнителей») указан «Ремонтный участок» на котором осуществляется услуга.
Дефектовка.
Во вкладке «Дефектовка» Заказ-наряда находится заранее подготовленный «Чек-лист проверки А/М», который в себе могжет содержать перечень деталей, сформированный из номенклатур услуг.
Пользователь, по результатам дефектовки или осмотра, отмечает детали, которые считает неисправными. К неисправным деталям необходимо выбрать «Дефект» из ранее созданного справочника. По завершению дефектовки оператор нажимает «Пройти дефектацию» - детали отмеченные как неисправности и указанные к ним дефекты перенесутся в поле «Рекомендованные услуги» вкладки «Рекомендации» заказ-наряда.
Рекомендации.
Вкладка «Рекомендации» позволяет хранить рекомендации в формате работ, подобранных из номенклатуры, а так же свободным текстом, набранным пользователем или выбранным из готовых шаблонов.
Рекомендованные работы добавлены через дефектовку или добавленные пользователем вручную отмечаются как новые — галочкой в колонке «Новая».
Рекомендованные работы, поступившие в заказ-наряд из карточки автомобиля, не имею галочки. Редактирование и удаление строк без галочки «Новая» возможно только через карточку автомобиля.
Пользователь может отметить рекомендованные работы и перенести их во вкладку «Услуги/исполнители» заказ-наряда.
По завершению работ по заказ-наряду, можно заполнить поле «Акт выполненных работ» на основании таблицы рекомендованных работ — нажатием кнопки «Перенести в акт».
Заполнение поля акта выполненных работ производится на основании сопоставления услуг имеющих статус «Выполнена» и рекомендованных работ, указанных во вкладке «Рекомендации» этого же заказ-наряда.
В результате сопоставления получается текст, позволяющий внести ясность, в простой, читабельной форме, в процесс проведения работ и предотвратить разногласия между организацией потребителем.
Текст указанный в поле «Акт выполненных работ» будет печататься в печатной форме «Акт выполненных работ».
Товары.
Для подбора товаров в заказ-наряд, нажимаем иконку корзины, в левом нижнем углу экрана — откроется «Корзина», которую можно наполнять товарами, находящимися в распоряжении организации. Для добавления товаров используются кнопки «Добавить» - добавится пустая строка, в которую можно ввести артикул товара (товар подберется с текущего склада магазина) или воспользоваться «Подбором через рабочее место продавца», который имеет возможность подбора артикулов через каталог Laximo и просмотра остатков других складов.
При нажатии «Подбор через рабочее место продавца» откроется новое окно, в верхней части которого отражены вкладки: «Продажа», «Laximo OEM», «Карта автомобиля», а так же текущий магазин (задается настройками пользователя) и кнопки управления подбора через аналогов, в случае наличия ранее подобранного артикула детали.
При переходе во вкладку «Laximo OEM», поле «VIN номер» и поле «Код кузова» заполнятся данными из карточки автомобиля. Результат выполнения поиска по введенным данным, выполненным по команде пользователя — нажатием кнопки «Поиск по VIN» или «Поиск по Frame», отобразится в нижнем окне. Переход в каталог происходит по команде пользователя — двойным кликом левой кнопки мыши.
Подбор деталей в каталоге осуществляется по схемам, сгруппированным в разделы.
После выбора схемы с необходимой деталью, для проверки остатков на складе текущего магазина необходимо нажать кнопки «Остатки» - систем отобразит остатки по всем деталям на текущей схеме с учетом всех аналогов, подобранных на основании OEM номера детали.
Двойным кликом мыши, на выбранной строке, открывает всплывающее меню, в котором необходимо выбрать «Перейти в подбор» для дальнейшей работы с выбранной деталью.
После перехода в подбор, система покажет все заменители по выбранному номеру, их стоимость и остатки на складах.
Для переноса товара в список необходимо выделить нужную строку двойным кликом мыши, нажать кнопку «Добавить» и выбрать количество товара, за тем подтвердить выбор.
Операции по подбору номеров деталей и заполнения списка повторить для всех строк, выбранных пользователем, в соответствие с бизнес-процессом. Список выбранных товаров отобразиться в нижней части экрана.
Перенос товара в корзину осуществляется по команде пользователя — нажатием кнопки «Перенести в корзину». Перенос товаров в корзину можно осуществлять неограниченное количество раз до момента перевода заказ-наряда в статус «Выполнен».
При выделении строки товара, находящегося в корзине, в правой таблице, отображаются его остатки по складам.
Для создания перемещения не текущий склад необходимо:
1. Выделит строку в левой таблице;
2. Выделит «Склад-Отправитель» в правой таблице»;
3. Нажать кнопку «Добавить в буфер»;
4. Выбрать количество перемещаемого товара;
5. Подтвердить выбор — нажав «Ок»
В правой нижней таблице - «Буфер перемещения» отобразится «Склад отправитель», выбранный товар и его количество.
При необходимости, «Буфер перемещения» можно наполнить товарами с отправлением из разных складов.
6. После завершения наполнения «Буфера перемещения» нажать «Создать перемещение» - заказы перемещения разместятся на выбранных складах.
При наличии необходимо количества товара на складе-отправителе, заказывать перемещение можно неограниченное количество раз.
Для резервирования товара на текущем складе, необходимо ставить галочки в строках и выбрать количество резервируемого товара и нажать кнопку «Резервировать».
Количество товара, зарезервированного данной корзиной, отобразится в столбце «Резерв корзины», а в нижней корзина отразится документ, на основании которого создан резерв для выбранной строки.
В случае необходимости можно перейти в заказ покупателя и снять резерв.
В случае, если резервы не сняты, они снимутся автоматически при переходе заказ-наряда в статус «На оплату».
Для переноса товара в заказ-наряд необходимо выделить строку с нужным товаром, изменить количество (при необходимости) и нажать кнопку «Передать в документ».
Действие повторить для все требуемых товаров.
Обновление остатков производится по команде пользователя — нажатием кнопки «Обновить остатки».
Товар, ранее передаваемый в заказ-наряд отмечается галочкой в первом столбце.
Для создания перемещения товара в ремзону, необходимо выбрать участок, на котором предполагается использование данного товара.
Действие повторить для всех вновь добавленных товаров и нажать кнопку «Заказ на перемещение товаров».
До момента создания перемещения товаров возможна корректировка или удаление строк.
Товар с необработанными заказами на перемещение имеет статус «К выдаче».
В случае, если товар заказанный в ремзону имел резерв в корзине — резерв снимается автоматически и пользователю выводится соответствующее уведомление.
Для возобновления резерва необходимо перейти в корзину и произвести резервирование.
Проверка обработки перемещения складом (выдачей товара со склада текущего магазина) производится по команде пользователя — нажатием кнопки «Заполнить заказы покупателей от кладовщика».
Выданный товар имеет статус «Выдан».
Количество передач товаров в заказ-наряд ограничивается остатками на текущем складке.
В случае если пользователь уверен, что заказ-наряд заполнен верно (в полном объеме) и необходимость дальнейшей модернизации заказ-наряда отсутствует, необходимо установить статус заказ-наряда «Выполнен». В этом статусе заказ-наряд находится до прибытия заказчика за автомобилем (узлом, агрегатом и т.д.).
По прибытию заказчика за автомобилем и при отсутствия необходимости модернизации заказ-наряда необходимо установить статус заказ-наряда «На оплату». После чего можно распечатать акт выполненных работ и передать заказчику для оплаты.
Оплаченный заказ-наряд, после передачи автомобиля заказчику, необходимо перевести в статус «Ключи переданы клиенту», что запустит расчет заработной платы сотрудникам.